Najważniejsze jest zrozumienie, że negocjacje mają doprowadzić do zadowolenia obu stron, nie jednej – Emilia Sędziak

Po kilkunastu latach pracy w korporacji międzynarodowej, w pewnym momencie doszłam do ściany. Osiągnęłam już wszystko co mogłam, rozwinęłam się na wielu płaszczyznach i zaczęła we mnie kiełkować myśl: „A może czas na własną firmę?” Nie podjęłam decyzji od razu, gdyż mój zespół, którym zarządzałam, był bardzo młody i czułam się za niego odpowiedzialna. Sama zrekrutowałam swoich pracowników, kiedy centralizowałam procesy biznesowe i przenosiłam je z innych krajów Europy do Polski.

Podziel się wpisem

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Prowadzi Pani własną firmę? Jak to się stało, że zdecydowała się Pani na własną działalność?

Po kilkunastu latach pracy w korporacji międzynarodowej, w pewnym momencie doszłam do ściany. Osiągnęłam już wszystko co mogłam, rozwinęłam się na wielu płaszczyznach i zaczęła we mnie kiełkować myśl: „A może czas na własną firmę?” Nie podjęłam decyzji od razu, gdyż mój zespół, którym zarządzałam, był bardzo młody i czułam się za niego odpowiedzialna. Sama zrekrutowałam swoich pracowników, kiedy centralizowałam procesy biznesowe i przenosiłam je z innych krajów Europy do Polski. Odeszłam kiedy już wiedziałam, że zarówno procesy są stabilne, jak i ludzie są w stanie pracować samodzielnie. Przyznam, że myślałam błędnie, iż będzie to łatwiejsze. Pierwsze 2-3 tygodnie rzeczywiście odpoczęłam zarówno mentalnie jak i fizycznie, ale później zaczęło mi czegoś brakować. Jednak korporacja to stan umysły, jak to niektórzy mówią i ciężko z niego wyjść. Pomimo kilku korzystnych ofert pracy od innych firm, wiedziałam, że nie chcę wracać do korpo życia. Byłam zmęczona niekończącą się ilością spotkań, procedur i ciągłym czekaniem na akceptację wszystkiego. Kto pracuje w strukturach międzynarodowych na pewno wie o czym mówię. Brakowało mi szybkiego podejmowania decyzji, pracy „po swojemu” i męczyła mnie współpraca z ludźmi o wątpliwych kwalifikacjach. W pewnym momencie wyrosłam już z tego i chciałam czegoś więcej, ale tego żadna korporacja nie mogła mi dać.

Pani działalność opiera się na negocjowaniu kontraktów, umów m.in za granicą? Co jest najistotniejsze przy negocjacjach?

Najważniejsze jest zrozumienie, że negocjacje mają doprowadzić do zadowolenia obu stron, nie jednej. Moi klienci często dziwią się na początku, kiedy zadaję im pytania: „A co z tego będzie miała druga strona?”. Uważam, że błędnie przyjmuje się taktykę, aby uzyskać to co najlepsze dla nas, reszta się nie liczy. Kiedy tak działamy, nie budujemy pozytywnych relacji biznesowych, które są najważniejsze. Owszem, może uzyskamy nasz cel, jednak będzie to cel jednorazowy, nie długofalowy. Poza tym, często spotykam się z klientami, którzy wręcz chcą zerwać wcześniejsze kontrakty, bo czują, że podczas negocjacji padli ofiarą manipulacji i nie czują satysfakcji z tych współprac. Nie tędy droga! Zarówno my, jak i druga strona musi być zadowolona z rezultatów i czerpać korzyści z wynegocjowanych warunków.

Kolejną sprawą jest również dobre przygotowanie się, określenie alternatyw, słabych i mocnych stron zarówno naszych jak i naszych partnerów. Niektórzy idą „na żywioł”, a później dziwią się, że nic nie poszło po ich myśli. Często przygotowania zajmują mi 4 razy więcej czasu, aniżeli same negocjacje. Kiedy mam odpowiedzi na wszystkie pytania, rozpisane alternatywy, możliwości, plan działania, czuję się spokojna i przede wszystkim pewna siebie. Oczywiście, zawsze podczas negocjacji może nas coś zaskoczyć lub mogą one przyjąć zupełnie inny tor niż byśmy chcieli, lecz kiedy jesteśmy dobrze przygotowani, nie tracimy głowy i podejmujemy mądrzejsze decyzje.

Pomagała Pani w negocjacjach z partnerami w krajach takich jak m.in. : Francja, Niemcy, Wielka Brytania, Hiszpania, Dania, Holandia, Norwegia. Czy narodowość klientów, partnerów negocjacyjnych ma wpływ na sposób negocjacji? Jeśli tak to jaki?

Narodowość to numer jeden podczas negocjacji. Z każdą kulturą negocjuje się inaczej, inaczej rozkłada się też czas spotkań. Dla mnie najważniejsze jest to czy dana kultura jest wysoko relacyjna czy nie. Są kraje na przykład z Ameryki Łacińskie czy z Azji, w których nie zaczyna się negocjacji bez zbudowania relacji. Trwa to dość długo, ale warto poświęcić na to czas, w przeciwnym razie ciężko będzie nam osiągnąć sukces. Inaczej jest na przykład w Niemczech, gdzie możemy usiąść do stołu negocjacyjnego z osobami, które widzimy pierwszy raz na oczy i nikt nie widzi w tym nic dziwnego.

Kolejną sprawą dla mnie bardzo istotną jest to, jak dana kultura podchodzi do czasu. Dla moich klientów, którzy nie mieli nic wspólnego z biznesem zagranicznym wcześniej, ogromnym zaskoczeniem jest fakt, że niektóre narodowości notorycznie nie dotrzymują terminów, spóźniają się na spotkania i traktują czas bardzo płynnie. Niektórzy odbierają to za brak kultury i szacunku. Przyznam, że kiedyś ja też tak myślałam. Teraz wiem i zdaję sobie sprawę, że te narodowości po prostu tak mają i tyle, a rozliczanie ich z terminowości jest najgorsze co w tym wypadku możemy zrobić. Nauczyłam się być „flexible”, jestem elastyczna i trochę zachowuję się jak kameleon, dostosowując się do moich partnerów biznesowych. Część z nich też tak robi, więc spotykamy się wtedy gdzieś w środku drogi między naszymi kulturami i wtedy jest nam łatwiej. Rozumiemy siebie nawzajem, swoje uwarunkowania kulturowe i podejście do wielu spraw, które nas różni. Niestety sama znajomość języków obcych, bez uwzględnienia różnic kulturowych nic nie daje w biznesie. Dlatego też z pasją obserwuje zachowania biznesowe panujące w innych krajach, uwielbiam to i mogłabym o tym rozmawiać godzinami. Dla mnie jest to inspiracja i ogrom wiedzy praktycznej, która pozwala mi czuć się w biznesie międzynarodowym swobodnie.

Prowadzi Pani też konsultacje z zakresu biznesu międzynarodowego. Jak Pani zdaniem należy przygotować organizację do podjęcia międzynarodowej współpracy.

Przede wszystkim należy zdać sobie sprawę, że biznes zagraniczny rządzi się innymi prawami i nie należy go w żaden sposób porównywać z biznesem polskim. Pierwszym krokiem jest zrobienie dobrego badania rynku naszych produktów lub usług. Ceny tego samego artykułu, bądź podobnej usługi mogą różnić się znacznie od naszych cen lokalnych. Czasami zdarza się, że po badaniu rynku okazuję się, że ekspansja na rynek zagraniczny z danym produktem nie będzie rentowna na samym początku, bo panuje tam ostra konkurencja. Nie ma rzeczy niemożliwych, więc nawet w takich sytuacjach możemy bardzo mocno skoncentrować się na zbudowaniu wizerunku marki, podjęciu kilku współprac i biznes, który początkowo nie opłacał się, przynosi zyski.

Kolejnym krokiem jest podpisanie międzynarodowych umów handlowych/usługowych. Niestety cały czas spotykam się z firmami, które współpracują z zagranicą, a takowych umów nie posiadają. Jak to się zwykło mówić: „wszystko jest dobrze jak jest dobrze”. A co jeśli coś pójdzie nie po naszej myśli? Kto poniesie konsekwencję? Umowa to podstawa.

Należy również zaplanować wcześniej kto będzie odpowiedzialny w danej firmie za kontakty zagraniczne, dopilnowywanie codziennych spraw, komunikacje, reklamację, logistykę. W zależności od wielkości firmy, może to być jedna osoba, lub kilka. Zaczynając swoją karierę w biznesie międzynarodowym zatrudniłam się początkowo do małej firmy, która kupowała towar od innych krajów. Byłam odpowiedzialna za cały proces zakupowo – sprzedażowy, począwszy od negocjacji cen, warunków umowy i składania zamówień, przez organizację transportów, aż po doliczanie marży i robienie ofert sprzedażowych. Nauczyłam się tam bardzo dużo, natomiast w większych firmach, zakres tych obowiązków jest dzielony na różnych pracowników. Kto inny odpowiada za zakupy, kto inny za logistykę i kto inny za sprzedaż. Natomiast warto jest na te stanowiska obsadzić osoby kompetentne. Niekoniecznie doświadczone, jeśli firmy nie stać na zatrudnienie osoby z doświadczeniem biznesowym międzynarodowym, polecam skupić się bardzo mocno na procesie rekrutacyjnym. W dzisiejszych czasach liczą się umiejętności miękkie, komunikacja i otwartość. Jeśli znajdziemy taką osobą, dokształćmy ją z różnić kulturowych i komunikacji międzynarodowej, dajmy wsparcie, a przyniesie nam to bardzo dobre rezultaty.

W 2021 roku została Pani uznana „Liderem wśród Trenerów biznesowych i lektorów Business English” w Polish Businesswomen Awards. Co Pani zdaniem jest kluczowe w komunikacji biznesowej w języku angielskim?

Kluczowe jest pokonanie strachu w komunikowaniu się w językach obcych. My Polacy często dążymy do perfekcji, nie chcemy się odzywać z obawy przed popełnieniem błędów językowych, co jest naszą największą wadą. Jeżdżąc po świecie i komunikując się z innymi narodowościami, uważam, że jest wiele krajów, gdzie ludzie w biznesie mówią dużo gorzej od nas w języku angielskim, ale w ogóle się tym nie przejmują. Liczy się dla nich cel biznesowy, a nie czy ktoś odmieni poprawnie czasownik. Jeśli coś jest niezrozumiałe, zawsze można sięgnąć do słownika, narysować, pokazać, w końcu Body Language jest kluczowy w komunikacji. Uważam osobiście, że to jednak nie jest nasza wina, a systemu polskiej oświaty, która nie przywiązuje wagi do komunikacji, jedynie do wypełniania poprawnie testów gramatycznych. Idealny przykład mamy właśnie teraz. Mój syn będzie zdawał maturę w maju. Matura ustna z języka angielskiego nie jest teraz obowiązkowa, ale pisemna już tak. Dlaczego? Czy ktoś w biznesie interesują się na ile procent napisaliśmy test czy raczej tym jak się komunikujemy i przekazujemy informację? Nawet w czasach pandemii egzamin ustny możemy zorganizować online, tak jak organizowanych jest teraz większość spotkań biznesowych. Młodzi ludzie powinni wyjść ze szkoły w pełni przygotowani do komunikacji w języku angielskim. 100% zdana matura pisemna nic nam nie da, jeśli boimy się mówić w tym języku. Skupmy się na znajomości słownictwa, wyrażeń oraz na codziennym ćwiczeniu mówienia i w końcu strach minie.

Z Emilią będzie okazja, spotkać się i porozmawiać o komunikacji międzynarodowej i nie tylko, na konferencji letsgoglobal.pl.

Napisała Pani ebooka o budowaniu personal branding. Od czego zacząć tworzenie marki osobistej? Co jest najważniejsze w efektywnym personal brandingu?

Przede wszystkim to jak pokazujemy się na spotkaniach biznesowych międzynarodowych. Bez względu na to czy jesteśmy prowadzącymi spotkanie, czy uczestnikami. Na spotkaniach nawiązujemy relacje i to jakie pytania na nich zadajemy, czy czynnie uczestniczymy i w końcu, sposób w jaki my sami je prowadzimy, bardzo często wpływa na nasz dalszy rozwój, czy uczestnictwo w różnych projektach. Bardzo często trafiają do mnie klienci znudzeni swoją pracą od wielu lat na tym samym stanowisku, bez awansu. Patrzą jak inni pną się w górę. Często wtedy między nami nawiązuje się taki dialog:

-„A jak często uczestniczysz w spotkaniach?”

– „Spotkania? Przecież to strata czasu, chodzą, gadają o tym samym, a ja mam swoje zadania do wykonania. Kto za mnie je zrobi jak będę tam siedział z nimi? Zresztą i tak by mnie nikt nie słuchał.

-Hm, a ci co mówisz, że się pną w górę chodzą na te spotkania, czy nie?

-Oni? Oj tak, ich prawie nigdy przy biurku nie ma, chodzą i wymyślają nowe zadania, które według mnie są bez sensu. Dostają potem awanse pomimo swoich bezsensowych pomysłów, które w praktyce się nie sprawdzają.

– A gdybyś został zapytany o zrecenzowanie takiego pomysłu, jego ocenę, to byłbyś chętny wyrazić swoje zdanie?

-Oczywiście, ale nikt mnie o nie pyta.

– A czy wiesz, że na spotkaniach po prezentacji nowych pomysłów prawie zawsze jest czas na pytania i ocenę i to właśnie wtedy jest czas dla Ciebie, doświadczonego pracownika, który wie, czy nowy pomysł będzie praktyczny czy nie. Co ty na to? Czy nadal uważasz, że wszystkie spotkania są bez sensu?

-W sumie masz rację.

Nie chodzi mi oczywiście o to, żeby nic nie robić i latać od spotkania do spotkania, bo wtedy idziemy wręcz w drugą stronę, budujemy swój wizerunek w bardzo złym świetle. Najważniejszy jest balans, udzielajmy się tam, gdzie mamy wiedzę, gdzie realnie jesteśmy w stanie naszymi umiejętnościami pomóc w danym projekcie. Rozmawiajmy na spotkaniach, podejmujmy dyskusję, zamiast siedzieć cicho, a później komentować negatywnie w kuluarach przy kawomacie. Pamiętajmy, że dzięki spotkaniom budujemy swój wizerunek, który wpływa później na nasze relacje biznesowe, od których tak naprawdę zależy wszystko.

Prowadzi Pani kanał na youtube oraz bloga. Czy widzi Pani wpływ tych działań, na pozyskiwanie klientów oraz postrzeganie Pani firmy?

Ostatnio nie jestem systematyczna w swoich publikacjach, przyznaję się. Jednak jestem w trakcie rebrandingu i tworzenia nowej strategii biznesowej, która będzie opierać się również na regularnym tworzeniu treści do social mediów. Widzę ogromny wpływ tych działań na pozyskiwanie klientów oraz firm do współpracy. Osoby prywatne jak i przedsiębiorcy trafiają do mnie z reguły z dwóch źródeł: albo z poleceń, albo właśnie z social mediów. Nie pamiętam w sumie kiedy ja osobiście wysłałam ofertę do firmy. Uważam, że dziś obecność w świecie online jest wręcz obowiązkowa dla każdej firmy. Mam klientów, którzy nie mają nawet strony internetowej, zachęcam ich wtedy do jej założenia. Stanowi ona naszą wizytówkę i niejednokrotnie otwiera nam też drzwi do świata międzynarodowego. Kiedy nawiązuję kontakty zagraniczne, w imieniu mojego klienta, pierwsze o co jestem pytana to strona internetowa tej firmy. Jeśli mamy stronę z aktywnym blogiem oraz kanałem na youtube, jesteśmy bardziej wiarygodni dla naszego przyszłego klienta. Widzi on nas, naszą firmę. Ocieplamy przez to nasz wizerunek i minimalizujemy barierę. Osobiście lubię też dzielić się swoimi doświadczeniami i wiedzą, a także słuchać historii innych ludzi, daje mi to inspirację do tworzenia nowych treści i produktów.

A Pani sposób na odpoczynek to…?

Oj to mój czuły punkt. Niestety wiele lat miałam z tym problem, po prostu nie umiałam odpoczywać. Czułam się jak chomik w kołowrotku który biegał i biegał w kółko. Mój organizm dawał mi znaki, ale lekceważyłam je przez długi okres czasu. Nie mogło się to dobrze skończyć, dlatego też choruję na Hashimoto, które samo mnie spowolniło i powiedziało: hej nie umiałaś zwolnić to ja cię zwolnię. Teraz już inaczej patrzę na work-life balance. Po dniu szkolenia, czy intensywnych negocjacji robię sobie następny dzień przynajmniej częściowo wolny, wtedy czytam, bawię się z psami albo po prostu leżę pod kocem. Uwielbiam też uczyć się języków obcych. Aktualnie jest to język hiszpański, który powoli wykorzystuje w biznesie. Narodowości mówiące po hiszpańsku często nie chcą komunikować się w biznesie po angielsku, dlatego też zdecydowałam się na naukę tego języka, aby docierać do jeszcze większej ilości rynków zagranicznych dla moich klientów. Pierwsze kontakty już za mną i są bardzo pozytywne, więc mam dalszą motywację. Jeśli chodzi o odpoczynek to ćwiczę też jogę i zaczynam swoją przygodę z medytacją. Absolutnie nie jestem ekspertem w tych dziedzinach, raczej nowicjuszem, ale widzę, że mi to pomaga.